Guía de uso de la plataforma ARAU – UDP (AtoM)

La plataforma de consulta ARAU permite navegar y buscar descripciones archivísticas de fondos personales y colecciones
que forman parte del Archivo de Autores del Programa Archivos de la Universidad Diego Portales. El portal funciona sobre
Access to Memory (AtoM), un software diseñado para describir y dar acceso a archivos conforme a estándares internacionales.

1. Estructura general de la plataforma

En la barra superior se encuentran las principales secciones de navegación. Cada sección corresponde a un tipo distinto
de información. Conviene distinguir desde el inicio entre descripciones archivísticas, registros de autoridad y objetos digitales.

• Descripción archivística


• Registro de autoridad


• Instituciones archivísticas


• Funciones


• Materias


• Lugares


• Objetos digitales


• Búsqueda global


• Búsqueda avanzada

2. Cómo realizar una búsqueda

2.1 Búsqueda global

El campo de búsqueda principal permite ingresar palabras clave. Puede tratarse del nombre de una persona, el título de un fondo,
un concepto temático o un tipo de documento. La búsqueda global interroga todas las categorías disponibles y, por eso, puede devolver
resultados heterogéneos: descripciones, autoridades, materias u objetos digitales.

Cuando los resultados son demasiado amplios, conviene refinar la consulta con términos más específicos o pasar a la búsqueda avanzada.

2.2 Búsqueda avanzada

La búsqueda avanzada permite combinar criterios y acotar con mayor precisión. Es especialmente útil cuando se trabaja con corpus amplios
o cuando la investigación requiere parámetros claros.

• Tipo de registro


• Fechas


• Materia


• Lugar


• Institución archivística

3. Resultados de búsqueda y filtros

Los resultados de búsqueda se presentan como una lista de registros. En esta vista, la plataforma permite refinar la búsqueda
mediante filtros, según el tipo de registro y otros criterios disponibles. Desde aquí se accede al detalle de cada registro.

4. Navegación por categorías

Además de buscar, la plataforma permite explorar el contenido desde las secciones de navegación. Esta ruta es valiosa cuando se
quiere comprender el paisaje general de fondos disponibles o recorrer categorías controladas.

4.1 Descripción archivística

En “Descripción archivística” se encuentran los fondos y sus niveles internos, descritos de manera jerárquica.
Un fondo puede contener series, subseries y unidades documentales. No siempre se llega a documentos individuales desde la primera vista:
en muchos casos hay que ingresar al registro y recorrer su estructura.

4.2 Registros de autoridad

Los registros de autoridad normalizan nombres de personas, familias o instituciones y vinculan esos encabezamientos con descripciones
donde aparecen como creadores, productores o actores relevantes. Si buscas por una persona, suele ser eficiente revisar primero su
autoridad para identificar variantes de nombre y conexiones.

4.3 Materias, funciones y lugares

Estas categorías funcionan como puntos de acceso controlados. Permiten localizar registros asociados a un tema, un contexto de acción
o un lugar geográfico sin depender solo de palabras clave libres.

4.4 Objetos digitales

Cuando un registro incluye objetos digitales, estos aparecen vinculados a su descripción archivística. No todos los materiales están
digitalizados. La existencia de un objeto digital no reemplaza la lectura del registro: conviene revisar el contexto, el alcance y las
notas antes de interpretar el documento.

5. Cómo leer una descripción archivística

Las descripciones archivísticas siguen un esquema estandarizado. En la práctica, conviene leer el registro en este orden:
primero el contexto, luego el alcance y contenido, y finalmente las condiciones de acceso. Así se evita interpretar un documento
aislado como si representara la totalidad de un fondo o una serie.

• Título y fechas (identificación básica del conjunto)


• Nivel de descripción (fondo, serie, unidad, etc.)


• Contexto de producción (quién produjo el material y en qué circunstancias)


• Alcance y contenido (qué incluye el conjunto y cómo está organizado)


• Condiciones de acceso y uso (restricciones, cita, reproducción, etc.)


• Puntos de acceso (materias, lugares, nombres relacionados)

6. Buenas prácticas de búsqueda

• Evita términos excesivamente amplios; prefiere combinaciones específicas.


• Combina nombre propio con materia cuando sea posible.


• Si buscas una persona, revisa primero su registro de autoridad para confirmar variantes del nombre.


• Comprende la jerarquía del fondo antes de sacar conclusiones: fondo, serie y unidad no son equivalentes.


• Verifica siempre las condiciones de acceso y uso indicadas en cada registro.

7. Consulta presencial y apoyo

Muchos fondos requieren consulta en sala o coordinación previa. Las condiciones específicas de acceso se indican en cada descripción.
Si tu investigación requiere revisión de documentos no digitalizados, conviene planificar la consulta presencial y solicitar orientación
al equipo del archivo.